Gilbarco Warranty Travel Approval

Gilbarco Warranty Travel Approval

Attn: NEE Service Managers and DSS Subcontractors

When requesting approval for travel charges for Gilbarco warranty work (more than 125 KM one way) it is now required that the attached form be completed in full and emailed to [email protected]for approval. Please ensure you also copy [email protected]on every warranty travel approval request you submit to Gilbarco.

It is important to note the following:

• Do NOT start travel to the site prior to approval unless it is an emergency/critical call, in which case you MUST indicate on the SR that it was an emergency call and provide all necessary details to support the claim. We strongly advise to get prior approval on all non-emergency and non-critical calls greater than 125 KM each way

• You MUST create an SR number and put it on the form prior to submitting it to Gilbarco for approval. This will allow Gilbarco to record their comments. No approval will be given if there is no SR number indicated on the form

• In the ‘Additional comments/information’ section of the form please ensure you indicate if it is the last call of the day (arrival back after hours)

• All details provided on the form must be in English (they do not speak French at Gilbarco)

• If no approval is provided for return travel/KM you must alert the site/end customer that they will be charged for the call BEFORE starting travel to the site. To avoid non-payment try NOT to schedule a warranty call as the last call of the day

• Please contact Krystina Laskowski ([email protected]) if you have any requests that are declined by Gilbarco

Please contact your local NEE service office if you have any questions or concerns.

Best regards,

Nama Namasivayam

 

Sujet: Approbation de garantie pour les frais de déplacement

Attn: Gérant de service et ASC Sous-traitants

Lorsque que vous procédez a une demande d’autorisation pour le remboursement des frais de déplacement chez Gilbarco pour une distance supérieure a 125 kilomètres (aller seulement), vous devez dorénavant remplir ce formulaire au complet et l’envoyer par courriel à: [email protected]pour approbation. SVP vous assurer de mettre en copie conforme: [email protected] ceci comprend tout les déplacement sur les garanties que vous faites acheminer à Gilbarco.

Veuillez noter que:

• Vous ne pouvez pas entamer votre déplacement au site sans que l’appel de service soit essentiel ou urgent.  Dans ce cas vous devez l’indiquer sur votre SR avec tous les documents pertinents.  Nous vous suggérons fortement au préalable d’avoir une approbation pour tout les appels de service non-essentiels et urgents qui sont de l’ordre de 125 kilomètres et plus pour un aller simple

• Vous devez créer un numéro de SR et l’indiquer sur le formulaire pour approbation de Gilbarco. Ceci permettra à Gilbarco de valider l’information.  Aucune approbation ne sera accordée si un numéro de SR n’est pas indiqué sur le formulaire

• Dans la rubrique commentaires additionnels/informations SVP indiquer si l’appel de service est hors des heures normales d’opération et votre retour sera en temps supplémentaire

• A noter que le manufacturier nous a demandé de bien transmettre ces informations en Anglais

• Si aucune approbation est émise de Gilbarco pour vos frais de déplacement pour le retour, vous devez aviser votre client que ces frais leurs seront facturables AVANT de vous déplacer. Dans ces circonstances veuillez bien céduler vos interventions au début de votre journée de travail

• Pour toute information ou interrogation concernant des réclamations refusées par Gilbarco veuillez bien communiqué avec: Krystina Laskowski ([email protected])

En terminant vous pouvez également communiqué avec votre centre de service locale de NEE.

Sincèrement,

Nama Namasivayam